Trascrizioni assicurative: cosa sono e quali servizi includono

05 Ago Trascrizioni assicurative: cosa sono e quali servizi includono

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Chi opera nel settore assicurativo, in particolare nell’ambito della gestione delle richieste di risarcimento e della loro eventuale approvazione, oltre a lavorare con testi scritti, può trovarsi ad avere a che fare con materiale audio e/o video di cui è necessario effettuare la trascrizione assicurativa. Tale materiale include, ad esempio, le registrazioni di:

• Telefonate (molte compagnie assicurative registrano tutte le telefonate con i clienti);
• Colloqui tenuti di persona;
• Resoconti e dichiarazioni di assicurati, testimoni, periti e altre parti coinvolte;
• Riunioni relative alle richieste di risarcimento;
• Note relative alle indagini registrate sul campo in tempo reale;
• Disposizioni.

La registrazione di un file audio o video permette di risparmiare tempo rispetto alla redazione di un testo scritto, il quale deve rispettare regole e convenzioni del linguaggio assicurativo e legale. Le registrazioni potranno poi essere trasformate in testi scritti in un secondo momento.

Che cos’è la trascrizione assicurativa

La conversione di file audio o video in un testo scritto per il settore assicurativo è detta trascrizione assicurativa. La figura professionale che si occupa di tale attività è il trascrittore, il quale deve avere una conoscenza approfondita del linguaggio legale e assicurativo, nonché saper utilizzare e analizzare i file multimediali contenenti le registrazioni di cui effettuare le trascrizioni assicurative.

Per la natura sensibile dei testi che trattano, le agenzie che si occupano di fornire trascrizioni assicurative alle compagnie sono ovviamente tenute a garantire livelli di privacy e sicurezza molto più elevati rispetto ad altri settori tramite rigidi protocolli e accordi di riservatezza.

I principali tipi di trascrizione assicurativa sono due:

• Trascrizione fedele (in inglese detta verbatim): l’audio viene trascritto interamente parola per parola, includendo anche frasi interrotte, errori grammaticali o sintattici ed elementi superflui tipici del discorso orale come esitazioni, ripetizioni, balbettii, segnali vocali di assenso, interiezioni e intercalari (ad esempio ehm, oh, ah, ecc.); questo tipo di trascrizione assicurativa offre un maggiore contesto rispetto a quella rielaborata ed è consigliabile utilizzarla nei casi in cui è particolarmente importante conoscere lo stato d’animo dell’interlocutore. La trascrizione fedele richiede molto più tempo e attenzione e per questo motivo è più costosa.
• Trascrizione rielaborata (in inglese detta non-verbatim, intelligent verbatim, clean o edited): le frasi vengono rielaborate per garantirne la correttezza grammaticale e sintattica e viene eliminato tutto ciò che è ritenuto superfluo, rendendo così più chiaro il significato senza alterarlo; il livello di rielaborazione ovviamente può variare da un trascrittore all’altro o in base a specifiche richieste dei clienti, ma in genere questo tipo di trascrizione assicurativa presenta frasi più brevi, è più facile e piacevole da leggere ed è quello più comunemente utilizzato.

Per rendere più chiara la differenza tra trascrizione fedele e rielaborata, ecco la stessa frase trascritta nelle due diverse tipologie:

• Esempio con trascrizione fedele: “Sì, sì, ieri ho visto l’incidente e… ehm… mi sembrava, non so, credo che la macchina che veniva da sinis… no, da destra… la macchina che veniva da destra non ha frenato… sì, credo sia così”.
• Esempio con trascrizione rielaborata: “Sì, ieri ho assistito all’incidente e credo che la macchina che veniva da destra non abbia frenato”.

Per velocizzare il lavoro, un trascrittore può servirsi anche di software basati su tecnologia di riconoscimento vocale: la trascrizione viene generata in pochi minuti in modo automatico e il testo viene poi revisionato manualmente secondo necessità.

Oltre ai due tipi di trascrizioni assicurative descritti sopra, le agenzie possono offrire ulteriori servizi alle compagnie assicurative, ad esempio l’utilizzo di formattazione, grafica e stile specifici che rispecchino quelli della compagnia, la traduzione dei testi trascritti, la pulizia dell’audio in caso di audio disturbato o la conversione da formati analogici (ad esempio da audiocassette, microcassette, VHS, ecc.) a digitali.

I vantaggi delle trascrizioni assicurative

Trascrivere le registrazioni offre diversi vantaggi alle compagnie assicurative:

• Fa risparmiare tempo: i professionisti del settore assicurativo tengono numerose conversazioni orali, da quelle con i clienti che presentano le richieste di risarcimento a quelle con professionisti del settore sanitario o legale. Registrarle e trascriverle consente di velocizzare la gestione delle pratiche assicurative. Inoltre, i file di testo sono più leggeri rispetto ai file audio e video; quindi, anche il loro invio richiede meno tempo.
• Semplifica la consultazione: per cercare una parola chiave o una specifica frase all’interno di un file audio, spesso è necessario ascoltare l’intera registrazione. Invece, grazie alla possibilità di effettuare ricerche al loro interno, le trascrizioni sono molto più semplici da consultare.
• Aiuta a prevenire le frodi: è molto più facile individuare contraddizioni e discrepanze se si hanno a disposizione dei testi scritti da analizzare anziché dei file audio o video, soprattutto quando è necessario confrontare diverse dichiarazioni e conversazioni relative a una singola pratica. In particolare, la trascrizione fedele include elementi quali lapsus, esitazioni e pause, tutti indizi che consentono una migliore valutazione della veridicità e della validità di una dichiarazione.

Considerazioni finali

Come abbiamo visto, le trascrizioni assicurative sono un servizio estremamente utile per le compagnie di assicurazioni, ma, perché siano efficaci ed affidabili, devono essere il più precise e corrette possibili.

Una virgola posizionata male e/o la trascrizione errata di una parola possono avere conseguenze significative su una richiesta di risarcimento; perciò, è consigliabile rivolgersi sempre ad agenzie specializzate in questo servizio e in grado di garantire trascrizioni assicurative di qualità professionale.

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Marco Russo

Amante della musica in tutte le sue forme, si diletta a suonare la batteria in diversi gruppi che vanno dal punk alla dark new wave. Trascorre il resto del tempo libero a formattare i PC degli altri.