Lavorare come Project Manager in un’agenzia di traduzioni

Un Project Manager al lavoro tiene in mano appunti e smartphone

Lavorare come Project Manager in un’agenzia di traduzioni

I Project Manager di traduzione sono figure che uniscono le agenzie di traduzioni e i traduttori: sono quelli che fanno il lavoro più stressante ma anche quelli che, di solito, determinano la qualità del rapporto lavorativo.

Noi traduttori abbiamo un rapporto di amore-odio con i PM: quando vediamo il loro nome nella casella di posta generalmente sappiamo che ci portano buone notizie (leggasi: un nuovo progetto su cui lavorare), mentre altre volte, appena aperta la mail in questione, qualcosa ci fa innervosire (leggasi: “Per questo progetto non c’è budget”, “Mi serve per ieri”, ecc.).

Fino ad oggi ho incontrato (virtualmente, ovvio) diversi tipi di Project Manager di traduzione, la maggior parte dei quali davvero belle persone, e il risultato delle mie esperienze con loro è questa lista di PM che piacciono ai traduttori.

Il Project Manager che sta scrivendo proprio a te

 

Purtroppo capita spesso che le agenzie contattino diversi (a volte troppi) traduttori insieme per un lavoro, e il primo che risponde se lo accaparra. A me questa cosa non piace proprio, perché mi fa sentire indifferenziata e poco importante. È per questo che adoro i PM che iniziano le mail con “Ciao Lisa, come stai?” o che fanno riferimento a un progetto simile a quello che mi stanno proponendo che avevo già svolto in passato. Ecco, sapere che non sono una delle tante è davvero stimolante e rende la collaborazione molto più piacevole.

Il PM che ti manda i feedback

 

Non so voi, ma io, ogni volta che consegno un lavoro, aspetto con ansia il feedback dei miei clienti. Se vengono fuori errori o imprecisioni, è sempre un’occasione per migliorare, e se il commento finale è positivo, beh, la soddisfazione è impagabile. Spesso però non arriva nessun tipo di feedback, neanche un misero “il lavoro era ok”, e se il progetto appena consegnato è seguito da un periodo di silenzio da parte dell’agenzia, noi traduttori iniziamo a farci un sacco di paranoie. Per questo, il PM che ti manda sempre un feedback – per quanto conciso – è il mio preferito in assoluto.

Il Project Manager di traduzione comprensivo

 

Chiariamoci subito: si tratta sempre di lavoro e un’agenzia non può farsi carico dei problemi di tutti i traduttori. A volte, però, soprattutto quando collaboriamo da tanto tempo e il livello di conoscenza (e di fiducia) reciproca è alto, un po’ di comprensione è necessaria. Ricordo ancora quella volta che Trados decise incomprensibilmente di cancellare il mio progetto dalla faccia della terra: panico più totale! Dopo ore di ricerca, assistenza e disperazione, scrissi una mail alla povera Francesca che, invece di lavarsene ragionevolmente le mani, si collegò con me da remoto per aiutarmi, sapendo che usavo Trados da pochissimo tempo. Un angelo!

Il PM organizzato

 

Mi direte che questa è la caratteristica principale che bisogna avere per fare questo lavoro. E invece ho visto cose che voi umani…Davvero, l’organizzazione è un concetto sottovalutato e spesso sconosciuto, ma fondamentale. Ho visto PM che, anche nel caso di progetti urgenti, si dimenticavano di mandarmi informazioni fondamentali, sparivano per ore e riapparivano a fine giornata con un “ah, non te l’ho mandato?”. Ma anche PM che non sono in grado di rispondere a due domande nella stessa mail e ti obbligano a ricontattarli a ripetizione, facendoti sentire ingiustamente una rompiscatole. Volete mettere, invece, il PM organizzato che ti manda una mail chiara e concisa con tutte le informazioni necessarie al primo colpo? Un vero lusso!

Il Project Manager di traduzione umano

 

Dulcis in fundo, una banalità che non sempre si riscontra, ma che io ho sempre trovato a Creative Words. Premessa: non ho mai lavorato come Project Manager di traduzione e posso solo immaginare quante mail al giorno ricevano e quanto stressante possa essere gestire tanti traduttori su tanti progetti diversi, ognuno con le proprie difficoltà. E nonostante tutto questo stress e queste responsabilità, è bello trovare dei PM che non si comportano da dispensatori di progetti e PO, ma che si prendono la briga di rispondere alla mail di auguri per Natale, che trattano i collaboratori con gentilezza e che rendono il loro e il nostro lavoro insieme molto ma molto più piacevole.

Qualsiasi traduttore che collabora con un’agenzia si trova ad avere a che fare con la figura quasi mitologica del Project Manager.

 

In tutte le sue mansioni il PM si interfaccia con altre persone e si trova spesso a doversi districare in una giungla di mail e progetti. Per questo ho pensato di presentarvi anche le 10 caratteristiche che il traduttore ideale dovrebbe avere secondo il PM di traduzione.

1. Puntuale

Sembra ovvio, ma il traduttore ideale per un PM deve consegnare i lavori in orario. Suggerimento del PM: segnarsi la data di consegna un pochino in anticipo vi permetterà di avere il tempo necessario per risolvere eventuali problemi tecnici o dubbi prima della consegna finale.

2. Reattivo

Il traduttore ideale risponde nel minor tempo possibile. Non importa se per accettare o declinare, per confermare una consegna o una modifica di un materiale di riferimento. L’importante è dare segni di vita. Suggerimento del PM: trovate una regolarità con cui controllare le mail e provate a giocare con le impostazioni di notifica.

3. Paziente

I PM fanno molte, moltissime cose contemporaneamente e fanno il possibile per accomodare tutte le richieste nel minor tempo possibile. A meno che non si tratti di un’emergenza (ed esempio: la consegna è tra 10 minuti ed è esploso il PC) sappiate che il PM si sta occupando anche della vostra richiesta.

Suggerimento del PM: se vi sembra che il PM si sia dimenticato di voi mandate una mail gentile ricordando il perché lo state contattando. Ogni tanto ci servono dei piccoli reminder.

4. Competente

Va di pari passo con la puntualità. Il traduttore deve essere in grado di svolgere il suo lavoro. Questo non vuol dire solo essere un bravo traduttore, ma anche saper utilizzare gli strumenti necessari. Nessuno nasce “imparato” quindi suggerimento del PM: approfittate di tutte le possibilità di training e formazione che vengono proposte.

5. Chiaro

Una mail che ha per oggetto “progetto EN>IT” e come corpo “Ciao, ho un problema con questo progetto. Puoi aiutarmi?” purtroppo non sono sufficienti. Suggerimento del PM: mandate tutte le comunicazioni ufficiali solo via mail e rispondete all’ultima mail ricevuta riguardante il lavoro in questione così da avere un collegamento diretto, inserite tutti i dettagli possibili e, se possibile e necessario, screenshot della schermata.

6. Flessibile

I progetti a volte cambiano nel corso del progetto stesso. Vengono aggiunti file da consegnare, viene cambiata la deadline, viene modificato il tool o il numero di parole richieste dal cliente. Per quanto possibile la flessibilità è una caratteristica molto apprezzata dal PM di traduzione. Suggerimento del PM: essere flessibile non significa essere a disposizione di tutto e tutti. Cercate di accomodare le richieste, ma siate tempestivi nel comunicare l’impossibilità nel farlo.

7. Organizzato

Il traduttore ideale conosce la sua produttività, le sue tempistiche, il suo carico di lavoro e le sue assenze programmate. Suggerimento del PM: trovate il modo più adatto per segnare i lavori accettati (ricordando di tenere del tempo in caso di problemi tecnici) e tenete sotto controllo la vostra produttività per tutti i tipi di servizi che offrite. Se possibile comunicate la produttività al PM (o al VM).

8. Propositivo

Il rapporto tra PM di traduzione e traduttore è generalmente amichevole ma, per natura, si è spesso in contrattazione. Può capitare che il PM, in assenza di riferimenti specifici per il traduttore che si trova di fronte, proponga date di consegne e tariffe stabilite in base alle necessità. Suggerimento del PM: nel momento in cui non si è disponibili per un progetto provate sempre a rilanciare con la vostra offerta migliore. Alle volte non porterà da nessuna parte, ma in molti casi potreste aiutare un povero PM in cerca di traduttore.

9. Onesto

Il traduttore ideale comunica errori nelle fatture (sia a suo favore che a suo sfavore), fa sapere quando un lavoro è già stato svolto o non è chiaro, reagisce in maniera positiva e proattiva ai feedback dimostrando di essere pronto a migliorare, comunica in maniera corretta il tempo impiegato nello svolgere alcuni task. Suggerimento del PM: sembrerà una frase fatta, ma l’onestà paga (e il PM ricorda).

10. Risponde a tutti

Sarà capitato a tutti di ricevere una mail con molte persone in CC. La copia carbone (o copia conoscenza) serve proprio per far sapere di una specifica conversazione ad altre persone senza che queste siano per forza i destinatari primati della lettera. Suggerimento del Project Manager: utilizzate l’opzione “Rispondi a tutti” (non solo “Rispondi”). Fate felice un PM.

Marina Liuzzi
Marina Liuzzi
m.liuzzi@stats.dpsonline.it

Junior Project Manager, Milanese (anche abbastanza imbruttita) ma sempre in movimento: due anni nello stesso posto son già troppi. Appassionata di Harry Potter, canto e ovviamente serie TV.

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