Come scrivere una mail di primo contatto efficace

Scrivere una mail di primo contatto: persona che scrive al computer

Come scrivere una mail di primo contatto efficace

Qualche tempo fa ero a caccia di nuovi contatti a cui proporre una collaborazione; avevo passato un bel po’ di tempo su Internet spulciando vari profili e, alla fine, avevo trovato quelli che mi sembravano più adatti al mio scopo. Certamente scrivere un’unica mail di primo contatto uguale per tutti è la soluzione più rapida per raggiungere molti contatti in un unico clic. Ma siamo sicuri che sia anche la più efficace?

Il mio obiettivo, quindi, non era quello di sparare nel mucchio ma di farmi notare, proprio da quei professionisti che avevo già notato e scelto a mia volta. 

Nel mio lavoro precedente mi capitava spesso di ricevere email da potenziali fornitori che proponevano i propri prodotti o servizi e ricordo che quelle troppo generiche, prima ancora di incuriosirmi, in un certo senso mi infastidivano. Insomma, la domanda di fondo era: ma se ti interessa così tanto lavorare con me, perché non ti sei preso cinque minuti per catturare davvero la mia attenzione?

Vediamo insieme alcune strategie per presentarci in maniera professionale, aumentare le probabilità che la nostra proposta vada a buon fine e scrivere una mail di primo contatto:

1. Evitare la “pesca a strascico”

Mettetevi nei panni del destinatario: quanta attenzione prestereste a un’email così impersonale da sembrare quasi frettolosa, inviata alla cieca a chissà quante altre persone o aziende, magari addirittura in copia nascosta a più indirizzi nello stesso momento? Per quanto mi riguarda, a meno che non si tratti di una newsletter – che ha una netiquette ben diversa – la risposta è semplice: nessuna.

2. Scrivere una mail di primo contatto generica da adattare di volta in volta ai vari interlocutori

Preparare una traccia va bene, ci aiuta a risparmiare tempo e diminuisce il rischio di dimenticarci qualche informazione, magari importante. Per cui possiamo pensare a un blocco di testo nel quale ci presentiamo, introducendo al potenziale cliente la nostra attività, le nostre esperienze, i prodotti che offriamo, i campi in cui ci sentiamo più forti e via dicendo.

3. Personalizzare la comunicazione

Una volta che abbiamo preparato la nostra traccia, è importante non cedere alla tentazione di affidarsi pigramente al classico copia-incolla ma verificare di volta in volta che tutte le informazioni che stiamo per inviare siano le più adatte per il nostro interlocutore; con un po’ di attenzione possiamo decidere di mettere in evidenza determinati aspetti della nostra attività o anche di omettere esperienze superflue o comunque non interessanti per quello specifico destinatario.

4. Dimostrare interesse verso l’individualità del destinatario

Se il destinatario ci interessa veramente, perché non spendere qualche minuto sul suo sito per entrare nel dettaglio della sua professionalità, conoscere i prodotti o servizi che offre e dimostrargli che lo contattiamo perché davvero possiamo fare al caso suo?

Basta qualche piccola accortezza per fargli capire che la nostra email è proprio indirizzata a lui e non buttata lì per caso: salutiamo chiamandolo per nome e non con un generico “Gentili Signori”, facciamo riferimento a qualcosa che abbiamo trovato sul suo sito o a un particolare dettaglio della sua attività che gli faccia capire che sappiamo di che cosa si occupa: lo faremo sentire importante e gli faremo capire che abbiamo scelto proprio lui e non siamo andati alla cieca.

5. L’oggetto della mail di primo contatto: facciamoci leggere!

Facendo attenzione a non farci prendere per spam, cerchiamo un oggetto che sia conciso e semplice ma, allo stesso tempo, accattivante. Bastano poche parole mirate: “Proposta di collaborazione” o “Richiesta di contatto per possibile collaborazione” possono essere due esempi a cui ispirarsi per suscitare interesse senza sparare troppo in alto – rischiando di perdere credibilità.

6. Infine, occhio alla forma!

Non dimentichiamoci MAI che anche la forma è importante. Degli ottimi contenuti non sopravvivranno comunque a una lingua sciatta, piena di refusi, ripetizioni, errori di grammatica e via dicendo. Siamo dei professionisti e come tali dobbiamo saperci presentare. Attenzione anche a scrivere correttamente il nome del cliente (o della ditta). Sembra banale, ma è anche questo un segno di attenzione!

E voi, avete altri modi per scrivere una mail di primo contatto e colpire il vostro interlocutore? Parlatecene nei commenti!

Sara Galluccio
Sara Galluccio
s.galluccio@stats.dpsonline.it

Traduttrice editoriale dall’inglese e dallo spagnolo, lettrice instancabile, blogger per caso. Appassionata di viaggi, natura, sport, enogastronomia. Amante degli animali e nemicamica della tecnologia, odia perdere tempo e sogna l’avvento del teletrasporto. Vorrebbe un mondo meno arrogante e più rispettoso di tutti gli esseri viventi che lo popolano.

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